Notion è lo strumento all-in-one e cloud based per la produttività personale, l’organizzazione aziendale e la collaborazione in team che sta sempre di più prendendo piede anche in Italia. Perchè usarlo e quali sono i vantaggi rispetto ad altri tool? Ne ho parlato in questo articolo dedicato. Ora, invece, affrontiamo un argomento correlato, ovvero: chi è e cosa fa un consulente Notion.
Chi è un consulente Notion
Un consulente Notion, è una persona che possiede una conoscenza approfondita dello strumento e offre consulenze sullo stesso, sia a privati che aziende. Spesso, ma non per forza, il consulente Notion ha ottenuto la certificazione da consulente superando un corposo esame creato da Notion stessa. Ho parlato di come diventare consulente Notion e la differenza tra i consulenti certificati e coloro che possiedono un Essential Badge, in questo articolo.
Per diventare consulenti non è necessario possedere alcuna competenza particolare, se non la conoscenza dello strumento stesso e il rapporto con il cliente. Non è necessario nessun background di studi specifico: un consulente Notion, ad esempio, può studiare psicologia, lavorare nelle risorse umane, e nel tempo libero aiutare aziende e startup ad impostare il loro workspace.
Per offrire consulenze professionali e complete su Notion, non è fondamentale nemmeno essere consulenti certificati, anche se, ovviamente, la certificazione fornisce credibilità e conferma delle competenze. Perchè, quindi, non è fondamentale possedere la certificazione se Notion stessa si adopera per fornirle? L’ho spiegato nell’articolo su “Come diventare consulente Notion certificato”, come accennavo prima, lo trovi a questo link.
Cosa fa un consulente Notion
Abbiamo compreso chi è un consulente Notion e, dallo scorso articolo, come si fa a diventarlo, ora capiamo cosa fa effettivamente e quali sono le skills correlate che sarebbe meglio possedere.
Un consulente Notion ha il compito, in primis, di costruire dei workspace Notion, efficienti, personalizzati e ottimali caso per caso. Ma questa è solo la punta dell’iceberg. Notion, infatti, è solo uno strumento, il mezzo e non il fine. Il fine del suo utilizzo è avere tutto organizzato, essere più produttivi e avere task e progetti automatizzati, facilitare la collaborazione tra i team e ottimizzare i diversi aspetti gestionali. A questo scopo, dunque, possedere una cieca visione dello strumento, non è sufficiente, poichè prima di iniziare a lavorare su Notion, c’è molto da fare prima.
Se queste analisi vengono svolte in maniera corretta, il lavoro che ci sarà da fare poi sul software sarà facilitato e breve, in quanto sarà solo la messa in atto di quanto compreso precedentemente.
Un consulente Notion, prima di mettere mano allo strumento, deve:
Se per un’azienda/startup:
- analizzare nel dettaglio l’attuale organizzazione e comunicazione interna, parlando con i responsabili dei dipartimenti e mettendo per iscritto come avvengono i processi in quel momento
- organizzare call e focus group affinchè emergano tutti i problemi organizzativi/gestionali
- prendere gli accessi di tutti i software che vengono utilizzati, così come i file cruciali per il lavoro attuale. Il compito del consulente è anche quello di andare ad integrarli in sinergia
- conoscere altri strumenti equivalenti a Notion per poter fare un passaggio dagli strumenti che veniva utilizzati prima, al nuovo gestionale in maniera fluida e rimanere aggiornato di tutte le nuove funzionalità dei competitor di Notion
- saper implementare automazioni e integrazioni con altri strumenti utili, dato che, è sempre necessaria la consapevolezza che Notion non potrà mai essere l’unico ed esclusivo strumento utilizzato da un’organizzazione
- mettere insieme tutto quello che gli è stato riferito a livello generale e a livello delle singole aree. Creare un report della situazione attuale con le proposte di miglioramento (un veloce mockup del workspace Notion che fungerà da mappa), riportando inoltre al responsabile generale tutti i feedback e problemi sentiti nelle varie aree.
A questo punto si possiedono tutti gli elementi per iniziare il lavoro sul software. Come costruire uno workspace efficiente e creare dei template funzionali, rendendo il tutto facilmente digeribile dal team? Ne ho parlato in questo articolo.
Se per un privato:
- ascoltare attentamente, ponendo le giuste domande, le sue necessità e obiettivi, ma anche i problemi di organizzazione e produttività e la tipologia di lavoro che svolge (un freelance, ad esempio, avrà probabilmente molte più necessità organizzative rispetto ad un dipendente che deve tenere traccia solo di alcuni aspetti della sua vita privata)
- conoscere le basi dei diversi metodi di produttività e gestione del tempo: GTD method, Second brain di Tiago Forte, Matrice di Eisenhower, Tecnica del pomodoro, eccetera per poter sia costruire dei template basati su questi metodi, sia per fare una consulenza che vada al di là del solo strumento (come dicevamo prima). Se vuoi approfondire questi argomenti, trovi un’introduzione in questo articolo
- mettere insieme il tutto, creare un report finale, sia con l’analisi della situazione attuale che le proposte di miglioramento e un’idea dello spazio Notion
- come dal lato aziendale, si deve implementare effettivamente il tutto che, come ho detto prima, racconto in questo articolo.
Infine, allo scopo di essere un consulente Notion sempre più professionale e completo, è buona cosa mantenersi aggiornati con le novità di Notion, le nuove integrazioni e i nuovi competitors, oltre che testare cose nuove prendendo ispirazione anche dai template altrui. Per migliorare ulteriormente il servizio, è utile conoscere, in modo molto trasversale, diversi ambiti del business e del sapere cosicchè si abbia una maggior preparazione al momento della consulenza per il cliente che può appartenere a tantissimi settori diversi.
Come abbiamo visto, dunque, un consulente Notion oltre a possedere, ovviamente, un’approfondita conoscenza dello strumento e doti prettamente consulenziali verso i clienti, deve avere molte altre competenze trasversali, conoscenze settoriali, tecniche e di strumenti complementari/sostitutivi.
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